业务流程监控成功解决了业务流程的能见度问题。它是对已经在运转中的业务流程或活动进行实时的控制和测量,以求找出业务流程中的异常/失效活动并即时予以解决。通过对整个业务流程生命周期的全天候跟踪,以及对业务流程行为记录的分析,可以全面掌握业务流程的运行状态,从而起到了及早预测业务流程执行成功与否的作用,藉此获得丰厚的投资回报(ROI)。业务监控的主要关注点为:量、速度、异常、自定义规则。
◇ 量:
与业务流程/事务相关的各种值和计数,这些计数与业务流程相关,而不是那些可以通过IT系统来监视的纯技术事件。
◇ 流程事务的数量:
对于不同的流程会产生不一样的事务数量,以请假流程为例,Linkey BPM会实时监视整个公司、某部门、某人的请假事务,如职员A请假数量,当达到他上级所设定的临界值时,将会触发报警器通知职员A的直属上级或者流程自动触发不予批准的事件。
◇ 流程事务的成本:
以请假流程为例,Linkey BPM可以根据请假职员的具体身份、职责及请假的天数,科学的根据Six Sigma计算出执行此事务的成本。
◇ 消耗的物品数量:
一般情况下,在执行企业业务流程时会涉及到部分资产或物品的消耗,准确的统计物品消耗量有助于更加精确的计算流程成本。例如,以新职员入职流程为例,当中会涉及到办公场所、办公用品等物件的消耗。
◇ 异常数量:
异常可能由硬件故障、软件故障,或者业务错误所引起。例如,定价错误、报价错误、审批金额错误等。
◇ 速度:
与业务事务执行情况相关的另一方面是业务执行速度,它是指完成业务事务所消耗的时间值,确保在业务效率和执行情况方面改善流程消除业务瓶颈。此测量方法举例如下:
1、业务流程的周期时间:
Linkey BPM通过分析历史业务数据得出各个业务流程的平均执行时间,用户也可以自定义设定各个业务流程执行周期的临界值。业务事务执行时系统进行实时检测,如果当前事务超出用户设定的临界值或此业务流程的平均执行时间,系统将会触发报警器。例如,费用报销流程系统的平均周期或用户自定义值是2天,当职员A发起此报费流程之后的2天内流程仍未完结,系统将触发报警器,通知该流程相关负责人。
2、单个流程步骤的周期时间:
是指业务流程的每个事务节点的平时完成周期,用户也可以自定义设定每个事务节点执行周期的临界值。当业务事务执行至此节点时,系统实时检测出当前节点的执行周期是否已超出平均执行周期或用户自定义的临界值,若超出系统将会触发报警器。例如,执行费用报销流程,当流至财务部审核节点时,财务部在此流程限定的5个工时内仍未能完成审核,系统将触发报警器通知该流程相关负责人。
3、事件间的等待时间:
是指由业务事务触发的业务事件的执行时间,一般指业务流程之外的事务。例如,在收款流程中,触发向某客户催款的业务事件,当此事件超过用户设定的临界值时,系统将会触发报警器通知相关主管。
4、预计完成此流程的时间:
Linkey BPM通过分析以往的业务事务执行数据,计算出各个业务流程的执行时间周期,再结合当前业务流程的实际执行情况,估算出当前流程所剩余的时间,以便业务管理人员进行更好的管控。
◇ 异常:
即使是最好的系统有时也会出现这样那样的问题。它可能是流程缺陷、软硬件问题、人为错误,也可能是业务错误。Linkey BPM可以追踪错误,定位问题的出错点并加以解决。用统计的方式计算和衡量错误有助于了解错误本身、发生的频率和相关的趋势,特别是对人为的业务错误。例如,关于某种机型的报价浮动水平在1000-1300万之间,但某职员由于疏忽将报价填写为120万,Linkey BPM称这种行为为业务错误,系统可以根据定义的规则自动发现,并将实时的触发报警器通知相关负责人员,将公司损失降至最低。
◇ 自定义业务规则:
是指用户可以针对整个业务流程、流程节点、业务表单、参与部门、参与人员设定的监控规则,增强业务的可见程度以及保证业务的顺利进行。
1、针对整个业务流程设定规则:
此规则的生命周期惯穿整个业务流程。例如,用户可以设定在此业务流程启动、停止、完成时执行用户指定的业务规则或者触发指定事件。
2、针对流程节点设定规则:
此规则的生命周期局限于某一流程节点。例如,针对费用报销流程,设定当此流程流至财务审核时,执行用户指定的业务规则或者触发指定事件。
3、针对业务表单设定规则:
Linkey BPM采用了全面的表单自定义技术,用户完全可以根据自身的业务需要设置表单数据项。因此在业务监控方面,Linkey BPM可以灵活的实现对自定义表单数据项的实时监控。例如,在执行请假流程时,用户可以选择监控与此流程相关的所有表单的所有数据项(比如:请假天数、请假人员),当请假天数大于5天,请假人员的身份为经理级别以上的,系统自动不予审批或触发报警器。
4、针对参与部门设定规则:
Linkey BPM还支持对执行不同业务流程的各个部门设置业务规则。例如,原材料采购流程流至财务部时,可以设置财务部在执行此流程时触发业务事件。
5、针对参与人员设定规则:
与部门一样,Linkey BPM也支持对执行不同业务流程的相关人员设置业务规则。例如,在执行费用报销流程时,当流转至某一人员(已为此人设置了业务规则)时,系统将触发相关事件。
(流程监控管理界面)
(可视化动态图形监控)
(支持子流程的撰取监控模式)
(流程实现图形的监控功能)
(通过图形监控可以强制启动指定节点)